Reconócelo, necesitas un Director de Proyecto.

Durante este verano, no he podido dejar de observar detalles interesantes que no han hecho otra cosa que reafirmar la idea de que hay cosas que no funcionan o no funcionan bien porque no queremos o lo que es peor, porque no ponemos los medios suficientes, medios que, en el caso de un Director de Proyecto, si analizamos el coste de la inversión y el beneficio salen rentables pero nuestra mente nos dice “es una pérdida de tiempo y de dinero”.

Pondré algunos ejemplos que me han llamado la atención:

• Ejemplo 1: En el hotel donde he pasado unos días de vacaciones, había escasez de zonas de sombra en la piscina, me sorprendió ver que iban a poner unas cuantas sombrillas más, hasta aquí todo genial. El caso es que el proyecto se debió de abandonar en el momento en el que se compraron las sombrillas dado que el lugar de instalación no debió de contemplarse en el “proyecto” y por lo que parece debió de elegirlo el propio montador puesto que las colocaron sin tener en cuenta el normal uso de los espacios o de la trayectoria del sol. Es decir se colocaron en medio de una zona de paso habitual a las habitaciones. Resultado final, una buena idea que no se pensó hasta el final, o no se pensó desde el punto de vista del usuario final.

• Ejemplo 2: El otro día decidí ir al gimnasio antes de empezar a trabajar, hay muy poca gente y menos en los meses de verano. El caso es que el termómetro interior marcaba 30º a las 7 de la mañana y en la calle había 22º. Quizás alguien (para ahorrar) decidió que no se pusiese el aire acondicionado, total nunca nos quejamos y aún no ha desvanecido nadie, pero si se adopta esa decisión, lo mínimo es pensar en un plan alternativo, dejar por la noche las ventanas abiertas, ventilar nada más llegar, etc. Cuando le pregunté a la persona que estaba en el gimnasio “como responsable” me dijo, “si no he abierto las ventanas porque lo mismo entraba más calor, voy a abrirlas…” Quiere decir, algo tan importante como la temperatura de un recinto en el que se hace ejercicio, se ha confiado (o ni siquiera eso) a una persona cuyo trabajo parece ser otro. La conclusión nuevamente es que nadie ha pensado en esta situación porque nadie se ha puesto en la “piel del cliente” o se ha imaginado cuales podrias ser las consecuencias.

• Ejemplo 3: El otro día una persona me comentaba que en su trabajo utilizan distintos “Excel” donde hay información sobre precios de los servicios que ofrece su empresa. Los archivos los toca mucha gente, hay veces que no funcionan y otras en las que hay información desactualizada. Además en la web de la empresa se publican precios que no se corresponden con los acuerdos cerrados con los proveedores. Además de ello me comentaba que los documentos y papeleos cada vez pasan por más departamentos y el servicio que ofrecen tarda más en materializarse por lo que los clientes se quejan, se cansan o se van a la competencia, y todo porque alguien ha establecido unos tiempos para cada trámite de departamento y se agota dicho tiempo siempre. Nuevamente nadie ha pensado si tanto trámite o paso por departamento realmente aventaja o perjudica.

• Ejemplo 4: Hace tiempo fui al teatro y pregunté donde estaban los aseos, era un teatro muy conocido en el centro de Madrid. El caso es,que me dieron las indicaciones pero no debieron ser lo suficiente claras porque no fui capaz de encontrarlos, tuve que volver a preguntar. La segunda vez me fui fijando si había algún cartel que lo indicase y no había ninguno. Es cierto que no tienen la misma importancia que una salida de emergencia pero solo con colocar una señalización la persona que estaba acomodando a los espectadores no tiene que perder el tiempo con cosas innecesarias y evitar que se generen colas de gente esperando a ser sentados.

• Ejemplo 5: Respecto a las salidas de emergencia muchas veces pasa lo mismo, en un polideportivo de la Comunidad de Madrid, delante de una de las salidas de emergencia habían colocado vallas, otro día unas porterías… No pareció importarle a nadie porque cada vez que volvía había algo delante. Otra vez más no existe una figura responsable que actúe como cabeza pensante y se ponga en la piel del espectador en situaciones tan importantes como una evacuación.

¿Como se pueden evitar muchas de estas situaciones? ¿Con un Director de Proyecto?

Gran parte de las veces se evitan con un Director de Proyecto, da igual que el proyecto sea un servicio a prestar, la fabricación de un producto o la sucesión de distintos trabajos dentro de una empresa.
Un Director de Proyecto, analiza los procesos, pregunta a la gente como hace las cosas, organiza los flujos de trabajo y coordina departamentos. Además se asegura que dichos procesos o flujos de trabajo realmente funcionan o necesitan revaluarse.
Ni que decir tiene que, hay que querer hacer las cosas bien y tiene que haber predisposición, no sirve de nada poner una persona y no darle potestad para hacer cambios, tampoco sirve de nada engañarse (en el antiguo colegio de mi hijo las encuestas que pasaban a los padres tenían preguntas que solo servían para “oír lo que quieran oír”, no estaban dispuestos a saber que es lo que no funcionaba).
Pero, ¿como podríamos explicar de una forma más gráfica lo que puede hacer un Director de proyecto? En las siguientes imágenes vemos dos ejemplos sencillos.

 

Muchos proyectos son como un gran laberinto, constan de flujos enrevesados que complican las cosas porque nadie ha levantado la cabeza y se ha parado a pensar como se puede mejorar, este sería el caso del primer laberinto.
En el segundo laberinto alguien desde un punto de vista distinto se ha dado cuenta de que si se pone una puerta se simplifica el proceso y se ahorra tiempo y esfuerzo. Esto no quiere decir que poner una puerta sea fácil (a veces hay que cumplir normativas, preguntar a más responsables, etc.) pero al menos hay que tratar de buscar otras soluciones y la puerta es una de ellas..

 

En la siguiente imagen vemos un flujo de trabajo que pasa por muchas personas o departamentos (podría ser el correspondiente al ejemplo 3 anterior), cada cual se toma sus tiempos y el traspaso de un departamento a otro se confía muchas veces a un correo electrónico que no siempre se abre de forma instantánea. El resultado es una duración elevada, duración que muchas veces implica que una venta o un proyecto no se cierre y el cliente se marche a otra empresa, y “un cliente que se va por no sentirse bien atendido no suele volver”.
Como solución, se pueden destinar unos responsables que realicen varios de los pasos ellos mismos evitando traspasos y ahorrando tiempo (algunas veces puede que tarden algo más que un “especialista” pero a la larga termina siéndolo y desde el primer momento ahorra tiempo) aunque suponga un sobre coste inicial, solo por el mejor servicio que se ofrece merece la pena, el cliente queda más contento, no se marcha y encima nos recomienda.
Si pensamos en lo que mencionaba antes de las encuestas, si las hacemos para saber que estamos haciendo bien y que es lo que estamos haciendo mal (y no para publicar lo estupendo y maravillosos que somos), seremos capaz de poner remedio a lo que no funciona y nuestras futuras encuestas siempre serán mejores, no tendremos que trampearlas.

Desde el punto de vista personal cada vez trato de evitar el “esto es imposible o esto no se puede hacer”, de hecho en un proyecto en el que estoy actualmente trabajando, estoy comprobando que oír y procesar las opiniones de los demás y tratar de descubrir la forma de satisfacer al cliente funciona. Estoy saliendo de la zona de confort, estoy descubriendo que hay formas distintas y a veces más eficaces de hacer las cosas y que el cliente está mucho más contento porque se están considerando sus aportes. En este caso mi cliente, hace de Director de Proyecto sin saberlo(o tal vez sí), escucha, propone, me da tiempo para que encuentre soluciones, acepta propuestas nuevas si suponen una mejora y estamos en la búsqueda constante de un mínimo producto viable antes de continuar a un siguiente paso. El resultado es que todos ganamos, el proyecto avanza y mejora y todos aprendemos.

Como conclusión, creo que la figura de Director de Proyecto es necesaria y siempre ventajosa. Es una bocanada de aire fresco que suele aportar un punto de vista externo y siempre desde el punto de vista de mejora de los procesos, lo que implica una mejora en los resultados de aquello que ofrecemos como servicio o producto.

Vosotros, ¿pensáis que es necesario? ¿crees que cambiaría mucho tu trabajo si interviniese un Director de Proyecto?

¿Quieres ver mas contenido relacionado con Planificación y Dirección de Proyectos? Visita mi canal de Youtube. Tambien puedes mirar alguno de mis cursos aquí.